System rezerwacji dla ortodonty: konsultacje z sieci, kontrole bez telefonów.

Dwa zupełnie różne rodzaje wizyt

Gabinet ortodontyczny ma dwa strumienie pacjentów i każdy potrzebuje innej rejestracji. Pierwszy to nowi pacjenci: rodzic, który wieczorem szuka „ortodonta dla dziecka”, albo dorosły, który rozważa nakładki. Ten pacjent porównuje kilka gabinetów i umawia się tam, gdzie najszybciej zobaczy konkretny termin. Drugi strumień to pacjenci w trakcie leczenia, którzy co cztery do ośmiu tygodni przychodzą na kontrolę, aktywację aparatu albo wymianę nakładek. Tu nie chodzi o zdobywanie pacjenta, tylko o to, żeby żadna kontrola nie wypadła z grafiku.

W PrimeBooking oba strumienie mają osobne usługi z własną długością i własnymi lekarzami. Konsultacja może trwać 45 minut i być dostępna tylko u ortodonty prowadzącego, a krótka kontrola 15 minut, także u drugiego lekarza. Widżet pokazuje pacjentowi tylko te terminy, w których dana usługa naprawdę się zmieści, razem z czasem na przygotowanie stanowiska.

Konsultacja z reklamy prosto do terminu

Pacjent, który kliknął reklamę „aparat na zęby dla dorosłych”, nie powinien szukać na Twojej stronie zakładki „Rejestracja”. Na podstronie ortodoncji widżet może od razu otwierać się na konsultacji ortodontycznej (atrybut data-service-hint), więc od kliknięcia do wybranego terminu są dwa ekrany. Jeśli pacjent wpisze własnymi słowami „krzywe zęby” albo „nakładki”, widżet też dopasuje konsultację, bo słowa kluczowe ustawiasz sam przy każdej usłudze. Jak osadzić widżet na stronie zabiegu, opisujemy na stronie widżet rezerwacji wizyt.

Każda rezerwacja zapisuje też źródło: kampanię z parametrów UTM, identyfikator kliknięcia z Google Ads albo stronę, z której pacjent przyszedł. W raporcie źródeł widzisz, ile konsultacji dała kampania na nakładki, a ile wizytówka w Mapach Google. To ważne w ortodoncji, gdzie jedna konsultacja może oznaczać leczenie na kilka tysięcy złotych.

Seria wizyt kontrolnych jako jeden plan

Najwięcej pracy recepcji w ortodoncji to umawianie kolejnych kontroli. PrimeBooking ma plany leczenia: definiujesz kolejne kroki i odstępy między nimi, na przykład „kontrola za 6–8 tygodni”. Pacjent rezerwuje cały plan naraz, a system pilnuje, żeby odstępy się zgadzały. Jeśli którejś wizyty nie da się zarezerwować, nie zapisuje się żadna, więc nie zostają pojedyncze wizyty bez reszty serii. Gdy pacjent przekłada jedną wizytę, system sprawdza, czy po zmianie odstępy nadal mają sens.

Po zakończonym leczeniu zostaje retencja i kontrola za pół roku. Do usługi przypisujesz, po ilu miesiącach pacjent ma wrócić, a system zapisuje przypomnienie o kontroli z linkiem, w którym usługa i lekarz są już wybrane. Wysyłkę SMS uruchamiamy przy wdrożeniu, a samo planowanie przypomnień działa od pierwszego dnia.

Rodzic umawia nastolatka

W ortodoncji dziecięcej umawia rodzic, często dla dwójki rodzeństwa. Wizyta rodzinna pozwala zarezerwować dwie do czterech osób jedna po drugiej u tego samego lekarza, w jednym kroku. Rodzic nie musi przechodzić całej ścieżki dwa razy i nie ryzykuje, że druga wizyta wypadnie innego dnia. Potwierdzenie przychodzi na jeden numer telefonu, a każde dziecko ma osobną wizytę w grafiku.

Puste miejsca po odwołanych kontrolach

Kontrole odwoływane w ostatniej chwili to w ortodoncji codzienność, zwłaszcza w sezonie szkolnym. Lista oczekujących sama proponuje zwolniony termin pacjentom, którzy zgłosili, że chcą szybciej. Termin dostaje ten, kto pierwszy kliknie link, a reszta dostaje informację, że miejsce jest już zajęte. Recepcja nie dzwoni po kolei do pięciu osób.

Jak zacząć w gabinecie ortodontycznym

Zacznij od trzech usług: konsultacja dla nowych pacjentów, kontrola aparatu stałego i kontrola nakładek. Ustaw grafik ortodonty z dniami, w których przyjmuje konsultacje, i osadź widżet na podstronie ortodoncji. Szczegółowy przebieg znajdziesz na stronie wdrożenie krok po kroku, a ceny planów w cenniku. Plan Gabinet wystarczy, jeśli kontrole prowadzi kilku lekarzy.